Artikler · Skrevet av Styrbar AS, som selger HMS-pakken for borettslag og sameier.
ROS-analyse i borettslag og sameie: slik gjør styret den
ROS står for risiko og sårbarhet. En ROS-analyse hjelper styret å se hva som kan gå galt, og hva dere bør gjøre først. Denne guiden viser en enkel metode som passer for små og mellomstore boligselskap.
Hvorfor en ROS-analyse?
Internkontrollforskriften § 5 nr. 6 sier at virksomheten skal «kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko». Den skal også «utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene».
Forskriften sier også at dette punktet skal dokumenteres skriftlig. En ROS-analyse på papir eller i et regneark er en praktisk måte å gjøre det på.
Forskrift om brannforebygging § 9 peker i samme retning for brann. En virksomhet som eier et byggverk skal «fastsette mål og iverksette planer og tiltak for å sikre byggverket mot brann».
Hvem bør delta?
Hele styret bør delta i minst én gjennomgang. Ulike folk ser ulike ting. En med teknisk bakgrunn ser andre risikoer enn en småbarnsforelder.
Spør gjerne vaktmester eller en engasjert beboer om å bli med på vernerunden. De kjenner ofte bygget godt.
Har dere avtaler med leverandører av brannalarm eller heis, les rapportene deres først. Funnene der hører hjemme i analysen.
Typiske risikoområder i boligselskap
- Brann: rømningsveier, branndører, brannalarm, slokkeutstyr og lagring av brennbart materiale.
- Elektrisk anlegg: tavler i fellesarealer, lading av elbil og elsykkel, skjøteledninger i boder.
- Fall og skader: trapper, rekkverk, is og snø, belysning ute og inne.
- Lekeplass: utstyr, underlag og vedlikehold.
- Vann og fukt: lekkasjer, sluk, tak og takrenner.
- Innbrudd og hærverk: dører, låser og belysning ved innganger.
Listen er ikke fullstendig. Bruk den som hjelp til å huske, ikke som fasit.
Steg 1: Forbered dere
Velg én i styret som leder arbeidet. Finn frem tegninger, tidligere kontrollrapporter og FDV-dokumentasjon hvis dere har den. FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold.
Lag en enkel tabell med sju kolonner: område, hva kan skje, sannsynlighet, konsekvens, risiko, tiltak og ansvarlig med frist.
Steg 2: Gå en vernerunde
Gå gjennom bygget sammen. Ta med trapperom, kjeller, loft, boder, garasje, søppelrom, lekeplass og uteområder.
Se etter ting som kan skade folk eller bygg. Eksempler er lagring i rømningsveier, skadede branndører, løse rekkverk og glatte trapper. Noter også el-tavler som står åpne, og utstyr som mangler kontrollmerke.
Ta bilder. Bildene gjør det lettere å forklare funnene for resten av styret og for beboerne.
Steg 3: Vurder sannsynlighet og konsekvens
Gi hvert funn en verdi for sannsynlighet og en for konsekvens. En enkel skala fra 1 til 3 holder for de fleste boligselskap.
| Verdi | Sannsynlighet | Konsekvens |
|---|---|---|
| 1 | Lite sannsynlig | Liten skade, lett å rette |
| 2 | Kan skje | Personskade eller merkbar materiell skade |
| 3 | Sannsynlig | Alvorlig personskade eller stor skade på bygget |
Gang de to tallene. Produktet er risikoen. Et funn med 3 og 3 gir 9 og bør komme først. Skalaen er et eksempel, ikke en standard fra forskriften.
Steg 4: Velg tiltak
Start med funnene som har høyest risiko. For hvert funn velger dere ett tiltak. Tiltaket kan redusere sannsynligheten, konsekvensen eller begge.
Sett en ansvarlig person og en frist. Uten navn og dato blir tiltaket ofte liggende.
| Funn | S | K | Risiko | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Barnevogner i trapperom | 3 | 3 | 9 | Gi beskjed til beboere og merk oppstillingsplass |
| Branndør til kjeller lukker ikke | 2 | 3 | 6 | Bestill reparasjon av dørpumpe |
| Løs flis på uteplass | 2 | 1 | 2 | Fest flisen på neste dugnad |
Tabellen er et oppdiktet eksempel for å vise metoden. Deres egne funn vil være annerledes.
Steg 5: Følg opp og oppdater
Ta ROS-analysen opp på styremøtene. Kryss av tiltak som er gjort, og noter datoen. Da har dere dokumentasjon på at dere følger opp.
Oppdater analysen når noe endrer seg. Det kan være etter en rehabilitering, en skade eller et nytt styre. Internkontrollforskriften § 5 nr. 8 krever systematisk gjennomgang av internkontrollen.
Del gjerne et kort sammendrag med beboerne. Da vet de hva styret jobber med, og hva de selv kan gjøre.
Slik dokumenterer dere analysen
Lagre ROS-analysen som en egen fil med dato i filnavnet. Da ser neste styre hvilken versjon som gjelder.
Skriv hvem som deltok på vernerunden, og når den ble gjort. Legg ved bildene i en egen mappe.
Noter også funn dere valgte å ikke gjøre noe med. Skriv kort hvorfor. En slik begrunnelse viser at styret har vurdert risikoen.
Henvis til analysen i styreprotokollen når dere vedtar tiltak. Da henger beslutningene og dokumentasjonen sammen.
Ta vare på gamle versjoner. De viser hvordan risikoen har endret seg over tid, og hva styret har gjort.
Last ned gratis ROS-side
Gratis ROS-side fra Styrbar AS
Hent en ferdig ROS-side i Word og PDF på https://hms.styrbar.no. Den har kolonnene fra denne guiden. Hele HMS-pakken koster 490 kr inkl. mva for Basis og 790 kr inkl. mva for Komplett.
Kilder: Internkontrollforskriften § 5 på https://lovdata.no/forskrift/1996-12-06-1127/§5. Forskrift om brannforebygging § 9 på https://lovdata.no/forskrift/2015-12-17-1710/§9. DSBs veileder for bygningseiere på https://www.dsb.no/siteassets/rapporter-og-publikasjoner/veileder/systematisk_sikkerhetsarbeid_for_bygningseiere.pdf.
Innholdet er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. Styret må selv vurdere sine plikter og søke fagråd ved tvil.