Artikler · Skrevet av Styrbar AS, som selger HMS-pakken for borettslag og sameier.

Internkontroll i borettslag: sjekkliste for styret

Mange styrer vet at de bør jobbe med internkontroll. Færre vet hvor de skal begynne. Denne artikkelen forklarer hva forskriften sier, og hva styret kan gjøre i praksis. Til slutt finner du en sjekkliste i ti punkter og en gratis ROS-side i Word og PDF.

Artikkelen passer for styrer i borettslag og eierseksjonssameier. Den passer særlig for små boligselskap uten forretningsfører, der styret gjør det meste selv.

Hva er internkontroll?

Reglene står i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Den kalles internkontrollforskriften og har nummer FOR-1996-12-06-1127.

Forskriften § 3 definerer internkontroll som «systematiske tiltak». Tiltakene skal sikre at aktivitetene planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes. Alt skal skje i samsvar med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Kort sagt handler det om system. Styret skal vite hvilke regler som gjelder. Styret skal også ha rutiner som gjør at reglene blir fulgt over tid.

Forskriften § 2 lister opp lovene den gjelder for. Der står blant annet brann- og eksplosjonsvernloven og loven om tilsyn med elektriske anlegg. Styret må selv vurdere hvordan dette gjelder for sitt boligselskap.

Hvem har ansvaret?

Forskriften § 4 legger ansvaret på «den som er ansvarlig for virksomheten». Den personen skal sørge for at internkontroll «innføres og utøves». I et borettslag leder styret laget, jf. borettslagsloven § 8-8. I et sameie forvalter styret sameiet, jf. eierseksjonsloven § 57.

DSB skriver at veiledningen deres om systematisk sikkerhetsarbeid retter seg mot bygningseiere. DSB nevner borettslag og eierseksjonssameier som eksempler på slike eiere.

Styret kan fordele oppgaver mellom styremedlemmene. Styret kan også leie inn hjelp. Ansvaret for at systemet finnes, ligger likevel hos styret.

Hva skal dokumenteres skriftlig?

Forskriften § 5 beskriver innholdet i internkontrollen. Den sier at internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Et lite sameie trenger derfor ikke samme system som et stort borettslag.

Ifølge § 5 skal den skriftlige dokumentasjonen minst omfatte fem punkter:

1. Mål for helse, miljø og sikkerhet.
2. Oversikt over organisasjonen, og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.
3. Kartlegging av farer og problemer, vurdering av risiko og planer og tiltak for å redusere risikoen.
4. Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på regelverket.
5. Systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen.

Punktet om kartlegging og risiko er det vi kaller en ROS-analyse. Punktet om rutiner for å rette opp feil er grunnlaget for et avviksskjema.

Sjekkliste i ti punkter

Listen under er et forslag til arbeidsrekkefølge. Den er ikke en fasit, og den erstatter ikke forskriften.

1. Finn frem forskriftene som gjelder. Lagre lenkene til Lovdata i styrets felles mappe.
2. Skriv to eller tre mål for HMS-arbeidet. Et mål kan være at alle rømningsveier er frie.
3. Lag en oversikt over hvem i styret som har ansvar for hva.
4. Gå en runde i fellesarealer, kjeller, loft og uteområder. Noter det dere ser.
5. Gjør en ROS-analyse av funnene. Vurder sannsynlighet og konsekvens for hvert punkt.
6. Velg tiltak, sett en ansvarlig og avtal en frist for hvert tiltak.
7. Lag et enkelt avviksskjema. Beboere og styret kan melde feil og mangler der.
8. Sett opp et årshjul med faste kontroller, for eksempel av slokkeutstyr og brannalarm.
9. Samle alt i en HMS-håndbok eller mappe som neste styre kan overta.
10. Gå gjennom systemet jevnlig. Vi anbefaler minst én gang i året, men forskriften angir ingen frekvens.

Hva betyr dette for et lite sameie?

Et lite sameie har ofte ingen forretningsfører og få fellesarealer. Styret gjør da det meste selv, på fritiden.

Forskriften sier at internkontrollen skal tilpasses størrelsen. Et lite sameie kan derfor ha et enkelt system. Det viktigste er at styret faktisk bruker systemet.

Start med det som gir mest sikkerhet. Rømningsveier, brannvarsling og slokkeutstyr er gode første punkter. Elektriske anlegg i fellesarealer hører også med.

Velg ett sted for alle dokumenter. En delt mappe i skyen fungerer godt. Gi alle i styret tilgang, og fjern tilgangen når noen går ut.

Avtal hvem som tar imot meldinger om feil fra beboerne. Skriv navnet og kontaktinformasjonen i HMS-håndboken og på oppslagstavlen.

Husk at beboerne også har plikter. Informer dem om hva styret forventer, for eksempel om lagring i trapperom.

Vanlige feil

Den vanligste feilen er at dokumentene blir liggende hos én person. Når vedkommende går ut av styret, forsvinner oversikten. Lagre derfor alt i en felles mappe.

En annen feil er å lage et system som er for stort. Forskriften sier at internkontrollen skal tilpasses størrelse og risiko. Et kort system som blir brukt, er bedre enn en tykk perm ingen åpner.

En tredje feil er å glemme oppfølgingen. En ROS-analyse uten tiltak og frister gir lite. Sett oppfølging som fast punkt på styremøtene.

Kom i gang med en gratis ROS-side

Gratis ROS-side fra Styrbar AS

Last ned en gratis ROS-side i Word og PDF på https://hms.styrbar.no. Fyll den ut etter vernerunden. Vil dere ha hele systemet, finnes pakken Basis til 490 kr inkl. mva og Komplett til 790 kr inkl. mva.

Kilder: Internkontrollforskriften på https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1996-12-06-1127 og § 5 på https://lovdata.no/forskrift/1996-12-06-1127/§5. Borettslagsloven § 8-8 på https://lovdata.no/lov/2003-06-06-39/§8-8. Eierseksjonsloven § 57 på https://lovdata.no/lov/2017-06-16-65/§57. DSB om systematisk sikkerhetsarbeid på https://www.dsb.no/brannsikkerhet/brannforebygging/systematisk-sikkerhetsarbeid/.

Innholdet er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. Styret må selv vurdere sine plikter og søke fagråd ved tvil.