Artikler · Skrevet av Styrbar AS, som selger HMS-pakken for borettslag og sameier.
Årshjul for styret: HMS-oppgaver gjennom året
Et årshjul viser hvilke oppgaver styret har planlagt, og når de skal gjøres. Det gjør HMS-arbeidet forutsigbart. Det gjør også overleveringen til et nytt styre enklere.
Hvorfor et årshjul?
Internkontrollforskriften § 5 nr. 8 sier at virksomheten skal «foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen». Et årshjul er en enkel måte å sette dette i system.
Forskrift om brannforebygging § 5 sier at sikkerhetsinnretninger skal kontrolleres og vedlikeholdes. Hyppigheten skal tilpasses bygget og risikoen. Årshjulet er stedet der styret bestemmer og noterer hyppigheten.
Hva som står i forskriften, og hva som er anbefalt
Forskriftene sier sjelden hvilken måned en oppgave skal gjøres. De sier hva som skal gjøres, og at omfanget skal tilpasses bygget og risikoen.
Et godt årshjul skiller derfor mellom tre typer oppgaver. Noen følger direkte av forskriften. Noen følger av forskriften, men tidspunktet er et forslag. Resten er gode vaner som styret selv velger.
Hver oppgave i årshjulet fra Styrbar AS har ett av tre merker: «Lovkrav», «Lovkrav, tidspunkt foreslått» eller «Anbefalt». Hver oppgave har kilde. Merket «Lovkrav, tidspunkt foreslått» viser at plikten står i forskriften, men at måneden er vårt forslag.
| Merke | Antall oppgaver i årshjulet | Betydning |
|---|---|---|
| Lovkrav | 3 | Plikten står direkte i forskriften. Kilden er oppgitt. |
| Lovkrav, tidspunkt foreslått | 10 | Plikten står i forskriften. Tidspunktet er et forslag fra Styrbar AS. |
| Anbefalt | 21 | God praksis. Ikke en plikt etter forskriften. |
De fleste oppgavene er altså anbefalinger. Styret kan flytte, slå sammen eller fjerne dem etter behov.
Slik bygger dere årshjulet
- List opp alle faste oppgaver fra ROS-analysen, sjekklistene og leverandøravtalene.
- Bestem hvor ofte hver oppgave skal gjøres. Bruk FDV-dokumentasjon og leverandørens anvisninger.
- Fordel oppgavene på måneder eller kvartaler. Unngå at alt havner rett før generalforsamlingen.
- Sett en ansvarlig person på hver oppgave.
- Legg årshjulet i styrets felles mappe og kalender.
Forslag per kvartal
| Kvartal | Forslag til oppgaver |
|---|---|
| 1. kvartal | Gå gjennom fjorårets avvik. Oppdater ROS-analysen. Sett mål for året. |
| 2. kvartal | Vernerunde ute og inne. Informer beboerne om rømningsveier og lagring. |
| 3. kvartal | Kontroller lekeplass og uteområder. Følg opp tiltak fra vernerunden. |
| 4. kvartal | Del ut branninstruks og påminnelse om røykvarslere. Gå gjennom internkontrollen som helhet. |
Tabellen er et forslag, ikke en oversikt over hva forskriften krever. Tilpass oppgavene til deres bygg, avtaler og risiko.
Bruk årshjulet på styremøtene
Ta frem årshjulet på hvert styremøte. Se på oppgavene for inneværende og neste måned.
Kryss av det som er gjort, og skriv dato. Skriv også kort hva dere fant. Da blir årshjulet en logg i tillegg til en plan.
Oppgaver som ikke ble gjort, flyttes med ny dato. Skriv hvorfor de ble flyttet. Det viser at styret har kontroll, selv når noe tar tid.
Funn som krever tiltak, føres i avviksskjemaet. Årshjulet og avviksskjemaet henger sammen.
Vanlige feil med årshjul
Mange årshjul blir for fulle. Da faller de viktigste oppgavene mellom stolene. Start heller med få oppgaver og bygg ut senere.
En annen feil er at alle oppgaver står på styrelederen. Fordel oppgavene, så blir arbeidet lettere å bære.
En tredje feil er at årshjulet aldri oppdateres. Etter en rehabilitering eller ny leverandøravtale bør årshjulet justeres.
Når bør årshjulet oppdateres?
Gå gjennom årshjulet når et nytt styre tar over. Sjekk at alle oppgaver har en ansvarlig.
Oppdater også etter større endringer i bygget. Eksempler er nytt brannalarmanlegg, ny heis eller rehabilitering av fasade.
Nye leverandøravtaler kan gi nye kontrollpunkter. Les avtalene og legg kontrollene inn i årshjulet.
Etter en skade eller et nesten-uhell bør dere se på årshjulet på nytt. Kanskje trengs en ny kontroll eller en tettere rutine.
Skriv dato for siste oppdatering øverst i årshjulet. Da ser alle at det er i bruk.
Fordel ansvar i styret
Internkontrollforskriften § 5 nr. 5 sier at virksomheten skal ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Det skal dokumenteres skriftlig.
Skriv navnet på ansvarlig person rett i årshjulet. Da blir årshjulet også en del av dokumentasjonen. Når noen går ut av styret, bytter dere bare navnet.
Overlevering til nytt styre
Et nytt styre trenger tre ting: årshjulet, ROS-analysen og listen over åpne avvik. Gå gjennom dem på første styremøte etter generalforsamlingen.
Lagre filene i en felles mappe som styret eier, ikke på en privat datamaskin. Da forsvinner ikke historikken når folk bytter verv.
Avtal også hvem som har tilgang til leverandøravtaler og kontrollrapporter. Disse dokumentene trengs når årshjulet skal oppdateres.
Last ned gratis ROS-side
Gratis ROS-side fra Styrbar AS
Start med en gratis ROS-side i Word og PDF på https://hms.styrbar.no. Basis-pakken har et årshjul i Excel. Hver oppgave er merket «Lovkrav», «Lovkrav, tidspunkt foreslått» eller «Anbefalt», med kilde. Basis koster 490 kr inkl. mva. Komplett koster 790 kr inkl. mva.
Kilder: Internkontrollforskriften § 5 på https://lovdata.no/forskrift/1996-12-06-1127/§5. Forskrift om brannforebygging på https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2015-12-17-1710. DSB om systematisk sikkerhetsarbeid på https://www.dsb.no/brannsikkerhet/brannforebygging/systematisk-sikkerhetsarbeid/.
Innholdet er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. Styret må selv vurdere sine plikter og søke fagråd ved tvil.